5 tips om van werkoverleg een succes te maken
Zit je regelmatig samen met jouw team om de gang van zaken te bespreken? Heb je tijdens zo een werkoverleg vaak het gevoel dat er zo weinig uitkomt? Je moet alles zelf zeggen en er wordt weinig of niet gereageerd op jouw opmerkingen. Er wordt wel geklaagd, maar nieuwe ideeën en oplossingen komen er zelden uit. Herkenbaar? Stel jezelf dan eens volgende vragen:
Vraag 1: Stuur je op proces of op inhoud?
Heb je de neiging zelf de oplossingen aan te reiken en moet je op je tanden bijten om het niet allemaal zelf te zeggen? Of ben je ervan overtuigd dat je medewerkers eigenlijk betere oplossingen en besluiten kunnen bedenken dan jij? Laat de ruimte aan je medewerkers en slik de oplossingen die je vooraf al klaar had even in. Zie jezelf vooral als ‘begeleider’ van het proces richting de juiste oplossing en gedraag je ernaar. Als medewerkers het zelf bedenken, wordt het ook beter gedragen en uitgevoerd.
Vraag 2: Wat doe je om iedereen te betrekken in het werkoverleg?
Ben je actief bezig om iedereen te betrekken bij het werkoverleg? Of registreer je gewoon maar dat slechts enkelen praten en de anderen zwijgen? En werk je dit misschien wel wat in de hand door zelf heel veel aan het woord te zijn?
Actief luisteren, af en toe samen vatten en vooral vragen stellen, heel veel vragen stellen aan iedereen, ook aan de zwijgers….zo creëer je betrokkenheid. Zie je jezelf dat doen?
Vraag 3: Hoe zorg je voor vertrouwen?
Hoe sta je tegenover een ‘slecht antwoord’ of een ‘dwaze opmerking’? Ga je ervan uit dat elke bijdrage iets toevoegt, of heb je de neiging vrij snel te oordelen en dat ook te uiten? Zorg voor vertrouwen en laat teamleden ervaren dat elke bijdrage belangrijk is. Ook een ‘slecht’ antwoord kan een fantastisch idee triggeren en aanleiding geven tot de oplossing van een probleem.
Vraag 4: Is jouw werkoverleg ook een moment van samenwerking en verbinding?
Hoe zorg je ervoor – tijdens je werkoverleg – dat de samenwerking versterkt wordt? Help je jouw team om zelfstandig en door samenwerking de problemen op te lossen? Dat zou je kunnen doen door alweer vragen te stellen, zoals ‘Wie zou jou hierbij kunnen helpen?’, ‘Wie loopt hier nog tegenaan?’. Ga dus via vragenstellen actief op zoek naar verbindingen binnen je team.
Vraag 5: Zorg je ervoor dat het werkoverleg ook resultaat oplevert?
Is het voor jou helder waarom je samenzit met je mensen? Maak je dat ook geregeld duidelijk? Stel je wel eens deze vraag in de groep: ‘Hoe draagt deze discussie bij aan ons doel?’ Het is tenslotte de bedoeling dat er ook concrete stappen worden gezet als resultaat van het werkoverleg.