Privacybeleid

Privacykennisgeving TWEG

Deze Privacyverklaring heeft tot doel de coachees van TWEG te informeren over de manier waarop TWEG hun persoonsgegevens verwerkt.

TWEG hecht het grootste belang aan de privacy van de coachees. Zij gebruikt de persoonsgegevens van de coachees alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische en organisatorische maatregelen. TWEG zorgt ervoor dat de persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 (d.i. de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Iedere informatie over geïdentificeerde of identificeerbare coachees, waaronder persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en adres), elektronische identificatiegegevens (wanneer de coachee online tools gebruikt die aangeboden worden door TWEG), beroep, voorkeuren en interesses en alle informatie die de coachee verkiest te delen met de coach of TWEG.

Er worden eveneens bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt in het bijzonder de verwerking verstaan van gegevens over de gezondheid van de coachee.

2. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verzameling en verwerking is Optimazed BVBA, met als handelsnaam TWEG.

TWEG is gevestigd te Bruggesteenweg 13 – 8755 Ruislede en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0834 506 044.

TWEG verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden verwerkt TWEG deze persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

A. Persoonsgegevens die via de website verzameld worden

Wanneer u de website van TWEG bezoekt of gebruikt maakt van onze sociale media

Wanneer u de websites van TWEG bezoekt, www.tweg.be of www.loopbaaningroei.be verzamelt TWEG volgende persoonsgegevens:

technische informatie over het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de pagina bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u de pagina bezoekt.

Deze persoonsgegevens worden door TWEG verwerkt om u haar website te kunnen aanbieden en om de werking ervan te verbeteren. TWEG vertrouwt hiervoor op haar legitiem belang.

Wanneer u met TWEG communiceert of het contactformulier invult

Wanneer u het contactformulier op onze Website invult, u op de site inschrijft voor de nieuwsbrief, inschrijft voor een opleiding of contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, fax of Sociale Media kanalen, of wanneer u het contactformulier downloadt en ons bezorgt, verzamelen wij:

de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie, geboortedatum;
uw voorkeuren met betrekking tot het ontvangen van onze e-mailcommunicatie, zoals nieuwsbrieven, promoties, advertenties, enz.;
openbaar beschikbare informatie op uw profiel op Sociale Mediakanalen;
de inhoud van uw communicatie met ons;
alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

Deze persoonsgegevens gebruikt TWEG om met u in contact te treden. TWEG beroept zich hiervoor op haar legitiem belang om met u te kunnen communiceren en om haar dienstverlening te verbeteren.

Wanneer u de online tools gebruikt van TWEG

Wanneer u de online tools gebruikt die op de website van TWEG ter beschikking worden gesteld, verzamelt TWEG:

de antwoorden die u invult op de vragen (van o.a. stresstesten, loopbaanquizzen) ;
de TWEG webinars waaraan u deelneemt;
de antwoorden op evaluatieformulieren.

Hiervoor vertrouwt TWEG op haar legitiem belang om u de online tools te kunnen aanbieden en de werking ervan te verbeteren.

B. Persoonsgegevens die in het kader van de coachingsactiviteiten verzameld worden

Wanneer u gecoacht of begeleid wordt door TWEG

Voorafgaand aan het volgen van een coaching dient de coachee TWEG de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken om TWEG in staat te stellen de nodige begeleiding te kunnen doen. Als noodzakelijke inlichtingen beschouwt TWEG alleszins:

Basisidentificatiegegevens zoals familienaam en voornaam.
Geboortedatum en -plaats.
Contactgegevens zoals mailadres, telefoon, adres.
Gegevens omtrent de tewerkstelling, zoals functie, arbeidsverleden, werkgever, professionele aspiraties.
Persoonlijkheidsgegevens, zoals de antwoorden op verschillende vragenlijsten, persoonlijkheidstesten of klachtenvragenlijsten, die meer informatie geven over de persoonlijkheid van de coachee, zijn/haar voorkeuren of over diens klachten.

Tijdens de coachingsessie wordt volgende informatie verzameld:

Alle informatie en gegevens die de coachee vrijwillig aan TWEG bezorgt.

Voor de verzameling en verwerking van de persoonsgegevens beroept TWEG zich op de uitvoering van de overeenkomst die TWEG met de coachee is aangegaan. TWEG heeft deze gegevens nodig om haar diensten te kunnen verlenen en de coachee op een gepaste manier te kunnen bijstaan in het traject waarvoor hij of zij zich heeft ingeschreven.

Indien de overeenkomst is aangegaan met de werkgever van de coachee, dan beroept TWEG zich voor de verwerking op haar legitiem belang om haar dienstverlening te kunnen aanbieden.

In sommige gevallen en afhankelijk van het soort coaching of training die TWEG aan de coachee geeft, verzamelt TWEG gezondheidsgegevens, zoals medische achtergrond of de contactgegevens van hulpverleners zoals de huisarts van de coachee. Bij sommige coachingtrajecten worden ook met vragenlijsten gewerkt waarvan de antwoorden gezondheidsgegevens kunnen zijn. Er wordt o.a. gepeild naar stress en klachten van de coachees, naar het gebruik van verdovende middelen en seksuele handelingen. Tenslotte worden in sommige gevallen ook de lichaamsfuncties van de coachees gemeten (bv. bloeddruk en transpiratie). Het doel hiervan is om de coachee een adequate begeleiding te kunnen bieden in het kader van bv. burn-out, veerkracht, leiderschap en reïntegratie trajecten. De coach zal uw behandelend geneesheer nooit om persoonsgegevens vragen die niet aan de coach mogen meegedeeld worden omwille van het medisch beroepsgeheim en de coach heeft uiteraard geen toegang tot uw patiëntendossier. Gelieve te noteren dat de coach zelf geen geneesheer of psycholoog is. Coaching activiteiten mogen dan ook niet beschouwd worden als vervanging voor medische of therapeutische behandelingen.

Om dit te kunnen doen, vraagt TWEG de uitdrukkelijke toestemming van de coachee, wat de wettelijke grond is voor de verwerking van de gezondheidsgegevens. De toestemming van de coachee wordt steeds voorafgaandelijk aan de verwerking van de gezondheidsgegevens gevraagd. De toestemming kan zowel online als via een fysiek formulier vastgelegd worden.

De gezondheidsgegevens worden doorgegeven aan de coach die instaat voor het coachingtraject. TWEG en de coach zijn in dit verband gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

TWEG gebruikt deze persoonsgegevens ook in gerechtelijke procedures, wanneer het in haar legitiem belang is om deze persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

Wanneer TWEG u reclame verstuurt

De contactgegevens gebruikt TWEG ook om de coachee gepersonaliseerde reclameboodschappen te kunnen bezorgen, om haar klanten en coachees op de hoogte te kunnen houden van de dienstverlening. Indien dit via email gebeurt, zal TWEG steeds de toestemming vragen van de bestemmeling, tenzij de bestemmeling reeds een bestaande klant is. In alle gevallen zal er steeds een opt-out mogelijkheid voorzien worden..

Wanneer TWEG uw afbeelding gebruikt voor promotiedoeleinden

Het is mogelijk dat TWEG omwille van bvb. publicitaire redenen verzoekt een afbeelding/foto te nemen om deze op de website/sociale media,… te publiceren. In dit laatste geval zal steeds de toestemming van de coachee worden gevraagd en dit zowel voor het nemen van de afbeelding/foto als voor de publicatie hiervan.

Voor de bewaring van uw foto’s, beroept TWEG zich op haar legitiem belang om deze foto’s verder te kunnen gebruiken voor publicitaire redenen.

C. Persoonsgegevens die verzameld worden wanneer u met TWEG samenwerkt

Wanneer u met TWEG een overeenkomst aangaat als leverancier, dienstverlener of klant

Wanneer u met ons samenwerkt als onderneming verzamelt TWEG:

de basisidentiteitsgegevens die door de persoon worden verstrekt die met TWEG communiceert, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie, geboortedatum;

Voorts verzamelt TWEG in het kader van een annulatie / terugbetaling ook bijkomende gegevens zoals:

reden van annulatie of terugbetaling
IBAN rekeningnummer

TWEG houdt ook de correspondentie en communicatie bij die in het kader van de dienstverlening wordt uitgewisseld.
Indien u TWEG evalueert of feedback geeft over de dienstverlening, dan worden deze resultaten ook verwerkt.

Deze persoonsgegevens gebruikt TWEG om:

haar contractuele verplichtingen na te leven en zij beroept zich hiervoor op de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst.
om een normale bedrijfsadministratie te voeren (bv. klantenbeheer). Hiervoor vertrouwt TWEG op haar legitieme belangen om haar activiteiten op een verantwoordelijke en persoonlijke manier te kunnen beheren.
om zich te verdedigen in een juridisch geschil, waarbij het in ons legitiem belang is om de persoonsgegevens hiervoor te gebruiken.

Wanneer u solliciteert op een van de vacatures van TWEG of spontaan uw CV aan TWEG bezorgt

de basisidentiteitsgegevens zoals e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie, geboortedatum;
informatie die aan TWEG wordt meegedeeld zoals de CV;
Alle andere gegevens die aan TWEG verstrekt in het kader van een sollicitatie.

TWEG verzamelt deze persoonsgegevens om uw sollicitatie te beoordelen. TWEG beroept zich hiervoor op de noodzaak van de verwerking om tot een overeenkomst te komen.

In beide gevallen gebruikt TWEG deze persoonsgegevens ook in gerechtelijke procedures, wanneer het in haar legitiem belang is om deze persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

Wanneer u een visitekaartje achterlaat

Wanneer u aan TWEG een visitekaart bezorgt, verzamelt TWEG de informatie die hierop wordt vermeld. TWEG verzamelt deze gegevens om haar professioneel netwerk verder te kunnen uitbouwen en beroept zich hiervoor op haar legitiem belang om dat te kunnen doen.

D. Het vervullen van wettelijke verplichtingen

TWEG is van oordeel dat de doeleinden die hierboven worden opgesomd binnen de redelijke verwachtingen liggen van hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u met TWEG in contact komt of een relatie aangaat. Los daarvan, zal TWEG uw persoonsgegevens ook verwerken om:

wettelijke verplichtingen na te komen of, om te voldoen aan elk redelijk verzoek van politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen- of organen, met inbegrip van de VDAB of de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
Een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien deze buiten de EU gevestigd is. In dit geval beroept TWEG zich op haar legitiem belang om dergelijke transacties te kunnen aangaan.

E. Gebruik van beeldmateriaal

Soms gebeurt het dat TWEG een activiteit waaraan u deelneemt filmt of er foto’s van neemt, of dat u wordt geïnterviewd. Dit zal enkel gebeuren nadat wij dit met u zijn overeengekomen. Het doel hiervan is om de activiteiten van TWEG te promoten via allerhande media en TWEG beroept zich hiervoor op de uitvoering van de overeenkomst.

4. Met welke derden worden jouw persoonsgegevens gedeeld en waarom?

TWEG deelt de persoonsgegevens met:

uzelf
de TWEG coaches en personeel. TWEG zorgt ervoor dat enkel de mensen die toegang tot uw gegevens nodig hebben, toegang hebben.
overheden inzover TWEG hier wettelijk toe verplicht is.
de leveranciers en dienstverleners (verwerkers) waarop TWEG beroep doet om de overeenkomst met de coachee te kunnen uitvoeren.
de werkgever van de coach, indien dit nodig is voor één van de doeleinden hierboven vermeldt.

TWEG doet uitsluitend een beroep op dienstverleners die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Indien deze dienstverleners handelen als verwerkers, garandeert TWEG dat hiervoor de nodige verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten en stelt TWEG alles in het werk opdat zij de persoonsgegevens van de coachee op voldoende wijze zouden beveiligen.

De persoonsgegevens van de coachee zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Wanneer de klant een subsidiedossier wenst in te dienen bij een overheid of fonds voor een subsidie die betrekking heeft op de diensten die door TWEG verstrekt worden, dan kan TWEG gevraagd worden om bepaalde gegevens met betrekking tot een coachee te verstrekken aan de subsidiërende instantie. Vanzelfsprekend gaat het hier nooit om gegevens die betrekking hebben op hetgeen tussen een coach en coachee wordt besproken, maar enkel over beperkte identiteitsgegevens voor zover die nodig zijn in het kader van de aanvraag. TWEG beroept zich op het legitieme belang om de klant bij te staan bij de subsidieaanvraag.

5. Hoe lang zullen deze persoonsgegevens worden bewaard door TWEG?

TWEG houdt de persoonsgegevens zolang het nodig is om de doelstellingen die hierboven worden beschreven te vervullen. Indien TWEG de persoonsgegevens niet langer nodig heeft, zullen de persoonsgegevens gedeïdentificeerd worden. TWEG kan dit echter niet doen indien er een wettelijke of rechterlijk verplichting op haar rust die verhinderen dat de persoonsgegevens gedeïdentificeerd worden.

De persoonsgegevens van de coachees worden bijgehouden in functie van de geldigheidsduur van de afgeleverde informatie/attesten/begeleiding.

De persoonlijke notities die gemaakt worden door de coaches worden bijgehouden tot een jaar na het einde van de coachingopdracht.
De persoonsgegevens die TWEG verzamelt in het kader van samenwerkingen met andere dienstverleners, worden bijgehouden tot tien jaar na het einde van deze overeenkomst.

De persoonsgegevens van sollicitanten waarmee geen samenwerking werd aangegaan, worden bijgehouden voor een periode van vijf jaar na het einde van het sollicitatieproces.

De persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten de persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen in een juridische procedure.

De persoonsgegevens die TWEG verzamelt en verwerkt om commerciële boodschappen te sturen naar de coachee, wordt bijgehouden tot de coachee zich hiervoor uitschrijft.

6. Heeft TWEG het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?

In principe verwerkt TWEG uw persoonsgegevens binnen de EU. Enkel voor de verwerking van het e-mailadres van de coachee is het mogelijk dat TWEG beroep doet op een dienstverlener buiten de EU. TWEG zorgt er in dat geval voor dat de doorgifte van deze persoonsgegevens steeds gebeurt via een mechanisme die de veiligheid van de doorgifte naar een land buiten de EU garandeert (zoals het gebruik van de model clausules van de Europese Commissie).

7. Rechten van de coachees met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens

Aangezien TWEG de persoonsgegevens van de coachees verzamelt, beschikt de coachee over een aantal rechten. De coachee moet in dit verband noteren dat telkens wanneer hij of zij één van haar rechten wenst uit te oefenen, TWEG om identificatie zal vragen.

a. De coachee heeft recht op inzage in en kopie van zijn persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van TWEG. Indien blijkt dat de coachee dit recht stelselmatig uitvoert, heeft TWEG het recht om hiervoor een kost aan te rekenen.

b. De coachee is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te doen verbeteren. Om dit recht uit te oefenen, vraagt TWEG dat de coachee duidelijk aangeeft welke gegevens verkeerd zijn.

c. Waar de verwerking gebaseerd is op de toestemming van de coachee, heeft de coachee het recht om zijn of haar toestemming in te trekken.

d. Elke coachee is gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt TWEG alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn.

e. Elke coachee kan vragen dat TWEG de verwerking van de persoonsgegevens beperkt en bijgevolg de persoonsgegevens niet verder verwerkt, maar wel nog bewaart:

bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de coachee voor de periode nodig voor TWEG om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
bij onrechtmatige verwerking door TWEG
indien TWEG de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de coachee heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt TWEG niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De coachee zal van dit voornemen worden ingelicht.

f. De coachee heeft recht om de persoonsgegevens die hij aan TWEG heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. De coachee kan TWEG tevens verzoeken de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk, rechtstreeks aan een andere loopbaancoachingsinstelling over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens kan niet ingewilligd worden indien daarbij afbreuk zou gedaan worden aan de rechten en vrijheden van anderen.

8. Wie contacteren in geval van vragen?

De coachee kan iedere vraag met betrekking tot deze privacyverklaring of verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan de zaakvoerder van TWEG en dit via het volgende e-mailadres:

ann@tweg.be

TWEG stelt de coachees zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat TWEG heeft gegeven aan het verzoek:

Inwilliging van het verzoek,
Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan de medewerker,
kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek,
Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank,
De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager. De verzoeken worden in principe kosteloos door TWEG ingewilligd tenzij het verzoek van de coachee kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege hun repetitieve karakter. In dat geval mag TWEG een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

U hebt eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

Website door Heftig